最近、ペーパーレスという言葉をよく聞くようになりましたが、実際に実現できている企業は少ないのではないでしょうか。
私は、必要最低限の書類以外はほぼペーパーレスを実現できていますが、できていない人のために、今回は完全ペーパーレスを実現するためのにすべての人にとってデジタル化が必要である理由をご紹介していきたいと思います。
目次
スキャンしてデジタル化しペーパーレス化することがすべての人にとって必要である理由
スキャナーを持ち歩いている人って以外と少ないと思われがちですが、最近では増えてきているような気がします。ただ、いくら持ち運びに便利な小型のスキャナーだとしても、やっぱり持ち運びは面倒臭い。けど、そんな場合でも大丈夫。
実は最近では「スキャンアプリ」も進化していて、かなりのクオリティがあります。iPhoneやiPadでも十分なスキャンができるので、かなり重宝しますよ。その中でもおすすめはCamScannerですかね。。CamScannerの使い方はネットで調べると紹介されているのでそちらをご参照ください。
さて、スキャンしてデジタル化し「ペーパーレス化」することがすべての人にとって必要である理由をご紹介していきたいと思います。
自宅や職場・・・モノがだんだん増えて散らかってきますよね？
仕事で忙しい毎日を送っていたり、生活しているとモノがだんだん増えていますよね。
新聞が届き、服や新しい家具を買ってプレゼントをもらって・・・気がつくと荷物だらけ。部屋がどんどん狭く感じ、快適だったはずの生活も「こんなはずじゃなかった」生活になっている・・・そんな生活は嫌ですよね。
モノはなかなか減らせないけど紙はスキャンして減らすことができる
掃除はほぼ毎日、年末には大掃除を毎年していますが、今度こそは捨てよう！と断捨離を決意してもなかなかモノを捨てるのって難しいですよね。
でも、紙はタブレットでスキャンしてしまえば、情報だけを拾って「紙」という物質は捨てることができます。当たり前のことだけど、これは革命ですよね。紙にしておくとなかなか見ないもの。こんなものに場所を取られるのは非効率でしかない。
大量の書類もタブレット・スマホ・パソコンに
大量に書類を持っている人でも、さすがに10GB、100GBの紙を持っている人はなかなかいないと思います。よって、ほぼタブレットなどの端末にすべての紙を保存することが可能だと思います。
Dropbox、Googleドライブなどのクラウドのストレージを使えば、タブレットだけでなくスマホやPC間でファイルを共有することもできます。これは便利ですね。
クラウドサービスに保存するメリット
Dropbox、Googleドライブ、Evernoteなどのクラウドのストレージは、便利だけど、たまにセキュリティ上不安という声を聞きます。ただ、よく考えてみてください。紙のまま保管しておいて、どの書類がどこに保管されているかもわからない、そのほうがよっぽどセキュリティ上怖くないですか？
どうしても不安という方はローカルにも保管しておけば二重の保管になるのでさらに安心だと思います。
どちらにしても効率が大幅にあがるクラウドは使わない手はないと思います。
さらに、クラウドに書類を保管しておけばタブレットやスマホをなくしてしまった時にもクラウドサービスにさえアクセスすればいつでもデータにアクセスできます。また、クラウドサービスはバックアップが常にとられているためデータの復旧も可能。
そしてなんといってもデジタル化するメリットは「検索」できること。紙をファイリングして棚に保管していると、必要な一枚の書類を取り出すだけでも一苦労ですよね。デジタル化されたデータであれば一瞬で見つけ出すことができます。誰かと共有も簡単。至れり尽くせりですね。
ペーパーレス化したらどこでも仕事ができる環境を作り出すことができる
すべての書類がクラウド上にあれば、いつでもどこでも、何の端末からでも仕事をすることができるようになります。現代人の究極のワークスタイルですね。
ペーパーレスを完全に実地するにはかなり大変ですが、それだけ多くのメリットがあるのでやってみる価値は大きいと思います。
タブレットでスキャンアプリをインストールし、スキャンしてデジタル化することはすべての人におすすめしたいですね。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
ペーパーレスはみんな興味があるけどなかなか取り組めない部分だと思います。
メリットを知ることで、自分の会社に提案もしやすくなると思うので、まずは知ることから始めてみてはいかがでしょうか。
