ITを徹底活用して社長がいなくてもうまくいく仕組みつくる

「もっと会社の利益・自分の給与を上げたい」
「自分がいなくても売り上げがあがる仕組みを構築したい」
「会社を仕組み化・組織化して効率化したい」
「将来は海外で過ごしたい」

など考えたことはありませんか?

僕も会社をはじめて11年目にはいりますが、最近とくにこれらの思いが強くなってきました。なぜならば、歳を重ねてきたこともありますが、いつまでも元気でいれるという保証がないからです。

病気なったら、家族や従業員を守ることができません。
元気な今だからこそ、考える必要があるのです。

「経営者としての成功」とは、シンプルに考えて「会社を黒字で経営すること」という考え方ができると思います。

黒字で経営し、利益を出す。毎月それをしっかりやる。
これを徹底していくことがまずは経営者としての成功と言えると思います。

タイトルにもありますが、会社を10年以上経営してきた僕自身が考える「社長がいなくてもうまくいく仕組み」についてお話していきたいと思います。

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ITを徹底活用する=業務の効率化・生産性の向上=社長がいなくてもうまくいく仕組み

これは、僕がITの会社をやっているから言っているわけではなく、どんな年代の経営者にも、どんな業種にも間違いなく言えることです。

アイスタイルでいうと、下記のようなIT活用をしています。

打ち合わせは極力会わずに、TV会議を行う

→ムダな出張をなくし、移動費、人件費の削減、時間の有効活用が実現できた

最近ではリモートツールも充実してきて、無料で使えるサービスもたくさんできていきています。
skypeやGoogleハングアウトを使うことで、無駄な移動時間やコストを削減でき、大幅に効率化できます。

浮いた時間を使って一人当たりのサポートできる顧客数も大きく向上します。

コミュニケーションの優先順位を徹底化し、次のように定めた

1.SNS
2.チャット(ChatWork、Slack)
3.メール
4. LINE
5.電話・TV会議(ベルフェイス・appear.in・Googleハングアウト・skype)

→これにより業務の効率化を実現できた

SNSは直接伝えなくてもいいけどなんとなく知ってほしいことなどをつぶやきます。
基本のコミュニケーションをチャットとすることでミスが減り、少人数でも数千を超える顧客のサポートができるようになりました。
「電話は相手の時間を奪う行為」として、禁止にしている企業も多く出てきていますね。
この優先順位を徹底してから、僕自身、出張した時もまったく問題なく業務を行うことができています。
文字通り、僕が会社にいなくてもうまくいくことができたわけですね。

経理をクラウド化した

→具体的には旧来のやり方(会計士と直接あって資料を提出、打ち合わせを行う)を廃止し、freeeを導入。経理のすべてをクラウド化し、すべてのデータをクラウド上に保管することで、どこにいても過去の経理データにアクセスでき、県外のホテルからでも経理処理ができるようになりました。

クラウドストレージを利用する

→かなり前から導入していますが、DropboxやBox、Googleドライブを活用することで、どこからでも会社のすべてのファイルにアクセスができるようになりました。先日から続く北陸の大雪でも全スタッフが自宅で作業に対応できたのも、このクラウドストレージにアクセスすればすべてのファイルにアクセスできるからです。

契約をクラウド化した

→クラウドサインを導入し、クラウド上で契約が交わせるようになり、大きく効率化に繋がった

通常、紙で契約書を交わすと、印紙を貼るのが面倒臭かったり、郵送して押印するだけで1週間近くの時間がかかったりと手間がかかります。また、契約した書類を保管するのも大変だし、探すのも一苦労ですよね。

クラウドサインであればデータもクラウド上に保管されるので、過去の書類も一瞬で検索して探し出すことができます。さらに、印紙も必要ありませんし、郵送する必要もないため、大幅に時間の削減が可能です。

アイスタイルでは、この他にもたくさんのクラウドサービスを使っていますが、キリがないので今回はこのへんにしておきます 笑

ビジネスの最先端、シリコンバレーではITの活用は「当然のこと」レベル

ITを徹底活用すると大きく業務の効率化に繋がり、大幅に一人当たりの生産性の向上が実現できます。

実は先日、シリコンバレーに行っていました。
最新のIT動向や、マーケティング、働き方などITを活用した徹底的な効率化についてこの目でみてきました。

実際にはシリコンバレーは東京の3〜5年先をいっていると言われていて、地方に関してももっと。。。
シリコンバレーは業務を効率化するための「ITの活用」は【当然のこと】として徹底していて、リテラシーもみんな高いです。

この「当然のこと」レベルで企業がITを活用していくためには、地方ではとくにまだまだ時間が必要ですが、まず大切なのは「やってみること」。

「社長がいなくてもうまくいく仕組み」をつくるためには、ITの活用は避けては通れません。
ほとんどの経営者はまずは「やってもいない状態」でチェレンジすらしていないのが現状。

まずは人任せにせずやってみて、はじめて理解できる部分や気づきを得ることができます。

上記で紹介したIT活用は初心者にもとてもオススメのもので、成果がすぐに感じられるものばかりなので、まずはトライしてみてください。

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