導入して実際に仕事の生産性が大幅に向上した便利なクラウドツール6選

久しぶりにブログの更新をします。
最近、ずっと放置になっていたi-StyleのWEBサイトの更新を頑張っていたこともあり(言い訳)、こちらの更新がまったくできていませんでした。

顧客にばかり偉そうなことを言っていてはいけない・・・そう思いようやく更新をはじめたわけですが、こちらの社長ブログが放置になってはいけませんね 苦笑

これからまた少しづつ頑張りたいと思います。

さて、記事の更新も頑張っていましたが、しばらく社内の生産性を最大化すべく、取り組んでいたことがあります。
それは「クラウドツールの導入」。

様々なクラウドツールを導入することで、少人数でたくさんの顧客をサポートできるようになったり、社内会議を大幅に減らせたり、経理にあてる時間を大きく削減することができるようになったので、今回は実際にi-Styleで導入したクラウドツールについてご紹介していきたいと思います。

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まずはなんといってもG Suite

まずはこれ。G Suite。

G Suiteは言わずと知れたGoogleのサービスですが、以前はGoogle Appsと言われていたサービスです。
GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど、便利なサービスがたくさん低価格で使えるサービスです。

i-Styleでも5年以上前からこちらを導入していますが、メールの管理やスケジュール管理、ファイルの管理などが劇的に変わりました。
クラウド初心者はこちらのツールから導入されることをオススメします。

G Suiteを導入するだけで、どこでも仕事ができる環境になりますよ。
場所にとらわれず仕事ができるって素敵です。

G Suite
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

コミュニケーションにはビジネスチャットツールのChatWork(チャットワーク)

これはもう説明する必要がないと思いますが、国内で一番流行っているビジネスチャットツールのChatWorkです。
こちらも弊社では5年くらい前から導入しています。

以前は社内外問わずメールや電話でコミュニケーションをしていましたが、今は完全にほぼすべてのコミュニケーションをChatWorkでしています。
「電話は相手の時間を奪う行為」と言われ、電話でのコミュニケーションが減ってきています。
コミュニケーションをChatWorkに統一することでお互いに時間を有意義に使うことができ、記録も残るためミスも減ります。

ChatWork
http://www.chatwork.com/ja/

タスク管理はタスクワールド(Taskworld)

タスク管理は最近i-Styleでも導入したタスクワールドを使っています。
タスク管理はChatWorkでもできるってツッコミがはいりそうですが、タスクワールドは案件ごとにタスクを作成できたり、タグをつけてタスクを管理したり、「今日やることに」に集中するには便利なサービスです。

これを使うことにより、顧客へのホウレンソウの漏れや、納期意識を持って作業を行うことができるようになりました。

タスクワールド(Taskworld)
https://taskworld.com/ja/?ab=current

契約もいまやクラウドで!クラウドサイン

クラウドサインと言うサービスは一言で言うと、

「クラウド上で交わす契約書」。

実際契約書を締結するときは、内容に問題がないか確認した上で印刷し、製本し、こちら側の記入と捺印を済ませ顧客に郵送。

それから顧客が内容確認し記入と捺印を済ませ返送。

契約書のチェックを含めるとこれだけでおよそ1週間から2週間の時間がかかることと、人の手間も凄いかかります。

この契約書締結のフローの煩わしさを何とか改善できないかと考えていた時にある東京の企業とやりとりしていた際、クラウドサインと言うサービスがあるのを知りました。

なんて便利なサービスなんだ!
と思いすぐに調べて契約しました 笑

クラウドサインに関しては導入したばかりでまだ実績が少ないですが、それでも大幅に業務効率の改善につながっていると実感できています。
これはすごいオススメのサービス。

クラウドサイン
https://docs.cloudsign.jp/

商談、サポートに最適なオンラインツールbellFace(ベルフェイス)

ベルフェイスは顧客先に訪問せずにオンライン上で打ち合わせができるツールです。
アイスタイルでは基本コミニケーションの優先順位を定めていますが、どうしても訪問しなければならない時に業務効率の悪さを感じていました。

移動する時間、交通費と人件費がもったいない。

顧客にとっても無駄な話をする必要がなく効率的に必要な情報だけを知ることができメリットは大きいと思います。
ベルフェイスを導入することで大幅な業務改善ができました。
基本的には顔合わせての打ち合わせに関しては、ベルフェイスで営業活動やサポート活動を今後強化していきたいと考えています。

bellFace(ベルフェイス)
https://bell-face.com/

目標設定が明確に!人事評価はHRBrain

社内の人事評価サービスをクラウド化したのが「HRBrain」。

基本的には人事評価はまだまだExcelなどでやっている会社が多いように感じますが、弊社もそのうちの1社でした。

毎回紙を印刷してスタッフに記入してもらい、それを評価して返す。
いつの間にか過去の評価資料が見当たらなくなったり、ファイリングしてあってもなかなか見る気になれないと言う状況が続いていました。

会社を支えてくれているスタッフに対して正当に評価をするのは経営者の重要な仕事だと思うので、改善しなくては、と感じていた時に出会ったのがHRBrainでした。
こちらを導入することで過去の評価資料もすぐしに探し出すことができ、評価者と被評価者の紐付けをすぐに変更することも可能なため大変便利に感じています。

Googleやマイクロソフトなどが導入しているOKRなどを社内にも取り入れ、人事をもっと知り、最大限に有効活用できればなと感じています。

HRBrain
https://okr.hrbrain.biz/

まとめ

いかがでしたでしょうか。
ここ最近クラウドツールの導入に力を入れていましたが、「効率化に繋がる仕組みをまずは作ってしまうこと」が重要だと考えています。
今後も便利なサービスが出てくれば積極的に導入を検討し、生産性アップや業務改善を進めていきます。

地元石川県も含め地方の企業はまだまだクラウドツールの導入が進んでいないと思うので、便利なサービスをどんどん活用して業務改善に役立てて欲しいですね。

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