社内のコミュニケーションレベルに応じてツールを分ける!優先順位を考えてみる

ITツールも多様化して、コミュニケーションも大きく変わっています。
最近では、弊社も社内外でコミュニケーション方法を使い分け、業務を効率化できるように努力しています。そこで今回は弊社におけるコミュニケーションの優先順位をご紹介したいと思います。
まず、電話によるコミュニケーションを極力なくすことにより、得られるメリットを考えてみましょう。

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電話嫌いが急増!?その理由とは

tamori
「ヨルタモリ」でタモリが、電話での連絡に対して持論を展開
「何をやってるか分からない相手に向かって電話をするってのは大体おかしい」
「電話ってのは信じらんないね、かけまくって。なんで?」と疑問を投げかけた

引用:http://tebataki.blomaga.jp/articles/48668.html
   http://news.livedoor.com/article/detail/10559539/

SNSの普及でますます増えた?「電話が嫌い」な理由とは
【電話嫌いな理由は?】

■リアルタイムだから

「急に電話がかかってくると、思考や今やっていることを強制的に中断されてしまうので」(33歳/男性)
「通話中は他のことができないので、行動が制限されるようで苦痛」(32歳/男性)
「問いかけに対する返答をすぐに求められる感じがして、緊張してしまう」(30歳/女性)

電話のリアルタイム性がイヤ、という意見。それが利点でもあるのですが、電話嫌いの人にはよさが伝わらないようです。

■直接会って話したいから

「相手の顔が見えないのでイヤ。大切なことは会って話したいし、用件がないなら電話で話す必要もない」(28歳/男性)
「電話越しだと相手の言っていることが聞き取りにくく、何度も聞き返してしまう。申し訳ない気分になってしまう」(25歳/男性)

表情が見えないことや、声が聞き取りづらいことはたしかに電話のデメリット。大切なことは会って話す、という考え方はぜひ見習いたいものです。

「切りどきがわからなくて、ムダに長電話になってしまうから」(24歳/女性)

引用:http://trendnews.yahoo.co.jp/archives/163900/

僕の周りでもすごく増えています。電話嫌い 笑
僕も正直電話は嫌い!
その理由としては電話している時はその他のことが考えられず、時間をその人だけに使わなければいけないからです。一日を計画的に過ごしている中で、予定を中断しなくてはいけないのは嫌だし、電話だと無駄な話にも発展して長話になってしまうことも多いですよね。

「スマホが苦手だから」
「電話が手っ取り早いから」
「メールだとうまく伝えられないから」

全部自分の都合です。
このような考えで相手の時間を奪ってはいけません。
下記の考えを持つようにすべきだと思います。

「スマホが苦手だから」 → 「スマホに少しでも慣れてみよう」
「電話が手っ取り早いから」 → 「今回は特に電話で伝えなくてはいけない内容でもないからメールを送ろう」
「メールだとうまく伝えられないから」 → 「メールの常識や資料作りの技術を勉強してうまく伝えられるようにしよう」

このような考えを持てない人は、ビジネスもなかなか発展しないと思うので仕事は一緒にできないですね。
少しでも「電話をやめることのメリット」を考えてみることが大切だと思います。

電話の利用は緊急時のみ!あとは局面に応じてコミュニケーションツールを使いわけよう

基本は弊社ではコミュニケーションのレベルに応じてツールを使い分けるように徹底しています。

優先順位によるツールの使い方

・重要×緊急 → 直接話す、電話
・急ぎではないけど伝えておきたいこと、基本のコミュニケーション → ChatWork(チャットワーク)
・議事録や日報など目を通しておけば良い内容 → Googleスプレッドシート
・プライベートの内容 → LINE、Facebookメッセージ
・個人的な内容 → TwitterやFacebookなどのSNS

基本となるコミュニケーションはすべてChatWork

まずは上記をみても分かる通り、電話を使うのは「重要×緊急」の時のみです。
その他は基本ChatWorkを利用。基本となるコミュニケーションをChatWorkに統一することで、大きなメリットが生まれます。得られたメリットをまとめるとこんな感じ。

・スタッフの誰が対応しても、メッセージのすべての履歴が残るため、今までのやり取りを振り返ることができミスが減る
・担当者を定めないことで退職時の引き継ぎ等をする必要がない(誰でも同じ対応ができる)
・メッセージの重要性に応じてタスクを設定、作業ができるようになるため、計画的に一日を過ごすことができる
・出先でもちょっとした隙間時間でiPhoneからサポートできる

いかがでしょうか。
弊社のようなIT企業になると、少人数で多数の企業のサポートをする必要があるため、「コミュニケーションをChatWorkに統一化」することで生産性が一気にあがりました。ChatWork自体がコミュニケーションツールであり、タスク管理ツールであり、議事録なのです。基本、電話によるやり取りをなくしてしまい、統一化することで得られるメリットは計り知れないので、弊社ではこれを徹底しています。

議事録や日報など目を通しておけば良い内容はGoogleスプレッドシートを活用する

議事録や日報はまだまだ紙でとっている、という人が多いのではないかと思います。
これをとことんペーパーレスを徹底することで大きく効率化につながります。

紙で書類を残すとどこにいったかわからなくなるし、整理も大変。何より一度使った書類はあまり見なくなるし、かといっていざ必要な時にすぐに取り出すこともできません。

Googleスプレッドシートを使って議事録や日報を残すことで、「いつでもどこでも見たい議事録に一瞬でアクセスできる」ため、書類を棚の中の膨大なファイルから探す手間がかかりません。場所もとらないので最高に便利です。

こういった毎日残す書類も、ツールをIT化することでたくさんのメリットがありますよね。

プライベートでやりとりする時は基本LINE

最近、業務報告や社内のコミュニケーションをLINEで済ませる会社が増えていますが、個人的にはこれはあまり好きではありません。スタッフの立場になると、普段プライベートでも使っているツールで仕事のメッセージが入ってくるのはいい気分になりませんし、グループLINEだとさらに全員のメッセージが受信されるので迷惑・・・

さらに、既読機能があるので、上司に読んだことがバレてしまい、返信しなくてはいけないという無言のプレッシャー。以前、LINEによるメッセージが多く、パワハラ行為によって訴訟問題にまで発生した事例をみました。
よって、企業側はLINEはプライベート、仕事はChatWork・・・といった具合にツールを分けることをすべきなのでは、、と思います。

個人的な内容、伝えなくてもいい内容はTwitterやFacebookなどのSNSを活用する

これはSNSを活用しなくてはいけない、というルールを特別設ける必要はありませんが、個人的な内容をSNSにあげることで、ストレスの毒抜きになったり、どういった日常を送っているのか上司がさりげなく確認することができます。

たくさんの人が目を通すSNSに変なことは投稿できないので、変に心配する必要もありませんし、「直接伝えるまでもないけど残しておきたいこと」をSNSにアップすることでどんな人なのかを伝える自分のブランディングにもつながります。

コミュニケーションの優先度を決める!早速自分にあったルールを作ってみる

いかがでしたでしょうか。
それでは僕が基本意識しているコミュニケーションの優先度をもう一度。

まとめ

5.個人的な内容 → TwitterやFacebookなどのSNS
         ↓
4.プライベートの内容 → LINE、Facebookメッセージ
         ↓
3.議事録や日報など目を通しておけば良い内容 → Googleスプレッドシート
         ↓
2.急ぎではないけど伝えておきたいこと、基本のコミュニケーション → ChatWork(チャットワーク)
         ↓
1.重要×緊急 → 直接話す、電話

5で十分なことは5で完結。
いや、これは1をする必要はなくて3でいいな。。。など、局面によってとるべきコミュニケーションを明確化することによって、かかわる人すべてが効率良く、生産性の高い仕事を可能にするのだと思います。

自分にあったコミュニケーションツールをルール化し、周りの人と共有することにより、とことん効率化につなげる。効率化につながる=その他のことに費やす時間が増える。ITは時間生成ツールなんですね。
時間を生成して、効率のいい幸せなビジネスライフを送りたいものです。

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